Politique de la Protection des Données Personnelles

1. Introduction :

Dans le cadre de ses activités, le CI ORTF est amené à collecter et à traiter des données personnelles relatives aux usagers, aux partenaires et aux prestataires. L’objectif de ce document est de définir d’une manière compréhensible et aisément accessible et transparente les conditions dans lesquelles le CI ORTF réalise le traitement des données personnelles.

2. Règles d’utilisation des données personnelles :

Le CI ORTF reconnait avoir connaissance du règlement RGPD et veille à se tenir informé de toute la veille juridique concernant cette réglementation.

Le CI ORTF a désigné un délégué à la protection des données (DPO) et en a informé la CNIL de cette désignation qui porte le numéro DPO-101271.

Le CI ORTF maintient ses registres de traitements à jour.

3. Utilisation légitime des données

Chaque traitement de données poursuit une finalité définie, explicite et légitime.

Le CI ORTF s’engage à n’exploiter que des données limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CI ORTF veille à ce que les données soient mises à jour et à mettre en œuvre des procédés pour permettre la rectification ou l’effacement des données inexactes.

4. Collecte loyale et transparente des données

Le CI ORTF prend toutes les précautions nécessaires afin de préserver la confidentialité des données personnelles de ses usagers.

Le CI ORTF informe les usagers en toute transparence, de la raison pour laquelle il collecte les données les concernant.

Les données personnelles relatives aux usagers et toute personne en contact avec le CI ORTF sont collectées loyalement. Aucune collecte n’est effectuée à l’insu des personnes concernées par le traitement des données personnelles et sans qu’elles en soient informées.

5. Traitement des données par le CI ORTF et respect des finalités

Le CI ORTF traite exclusivement les données personnelles dans le cadre des finalités définies dans son contrat avec ses usagers.

Les traitements mis en œuvre par le CI ORTF ont les finalités et bases juridiques suivantes :

Finalité	Base Juridique
Gestion des Usagers	Nécessaire à l’exécution du contrat
Gestion des prestataires et partenaires	Nécessaire à l’exécution du contrat
Gestion de la facturation	Nécessaire à l’exécution du contrat
Gestion de la communication externe	Intérêt légitime du CI ORTF
Gestion des demandes de Contacts	Intérêt légitime du CI ORTF
Gestion des formulaires en ligne et prospection commerciale	Consentement
Tenue de la comptabilité	Réponse à une obligation légale et réglementaire

6. Les destinataires des données collectées par le CI ORTF

Le CI ORTF applique une politique stricte d’accès aux données :

Seules les personnes autorisées puissent avoir accès aux données.

Ces personnes peuvent être :

Des personnes internes au CI ORTF

Des prestataires et / ou des sous-traitants (dont les détails seront détaillés au paragraphe 10)

7. Transfert des données

Le site internet du CI ORTF est hébergé en France.

Les données sont hébergées dans des data centers certifiées ISO 27001 et sont hébergées en France. Aucun transfert ni traitement de données personnelles n’est effectué en dehors de l’U.E. Les serveurs et les outils utilisées dans le cadre du traitement des données personnelles incluant le site d’administration et de gestion des accès des usagers sont situés en U.E.

8. Durée de conservation des données

Le CI ORTF ne conserve les données des personnes concernées que pendant une durée nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont traitées.

Le CI ORTF applique une durée de conservation raisonnable et conforme à la réglementation aux données à caractère personnel. Ainsi il applique sa politique de conservation de la manière suivante :

Données et Finalités	Durée de conservation
Comptabilité et Facturation	10 ans
Gestion des usagers	3 ans à compter de la fin du contrat
Gestion des partenaires	3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Gestion des prestataires	3 ans à compter de la fin de la relation contractuelle
Gestion commerciale	1 an à compter du dernier contrat
Gestion des communications externes	1 an à compter du dernier contrat

Le CI ORTF s’oblige à supprimer les données personnelles sauf si celles-ci doivent être archivées conformément aux obligations légales.

9. Sécurité des données personnelles

Le CI ORTF prend toutes les mesures techniques et organisationnelles adaptée au niveau de la sensibilité des données personnelles afin de préserver la confidentialité et la sécurité des données à caractère personnel en appliquant les règles de sécurité suivantes :

Pseudonymiser et chiffrer les données personnelles
Garantir la confidentialité, l’intégrité et la disponibilité et la résilience constante de son système et des services de traitements

Journalisation des connexions

Le CI ORTF est conscient que la sécurité et la confidentialité des données personnelles reposent sur les bonnes pratiques de chacun, et veille à assurer des formations périodiques de sensibilisation à la sécurité des données personnelles et à la RGPD aux utilisateurs.

10.COOKIES

Les cookies font l’objet d’une politiques cookies. Ce paragraphe est consacré à informer les usagers d’une manière précise et transparente sur l’usage des cookies lorsqu’ils consultent le site www.ciortf.com. La présente politique d’utilisation des cookies est en cours de rédaction et sera mise sur notre site internet.

11.Sous-Traitants et CI ORTF

Le CI ORTF a mis en place une charte des données personnelles avec ses prestataires. Il ne leur communique aucune donnée à caractère personnel avant l’obtention des garanties sur leurs capacités à répondre aux exigences de sécurité et de confidentialité. Le CI ORTF dans tous ses contrats avec les prestataires, se réserve le droit de procéder à toute vérification qui peut être via un questionnaire, un audit sur site, ou un test d’intrusion effectué par un auditeur externe, pour constater le respect des obligations légales et réglementaires des contrats en conformité avec la réglementation RGPD. Le sous-traitant est soumis à l’obligation de notification en cas de :

Manquement aux instructions du CI ORTF
Manquement du CI ORTF à la réglementation
Violation de données personnelles.

12.Droits des utilisateurs

Le CI ORTF s’engage de respecter les droits accordés aux utilisateurs dans le cadre des traitements de données à caractère personnel.

Droit d’accès : l’usager se réserve le droit de connaître si ses données personnelles sont traitées ou pas. Et lorsqu’elles le sont, l’utilisateur a le droit de demander une copie des données concernant :

Les catégories de données personnelles concernées et les finalités du traitement
Le droit de
Les destinataires du traitement.

La durée de conservation des données personnelles ou les critères utilisés pour déterminer cette durée.
L’existence du droit de demander au responsable du traitement la rectification ou l’effacement de vos données personnelles, du droit de demander une limitation du traitement de vos données personnelles, du droit de vous opposer à ce traitement ;
Le droit d’introduire une réclamation auprès d’une autorité de contrôle.
Des informations relatives à la source des données quand elles ne sont pas collectées directement auprès des personnes concernées ;
L’existence d’une prise de décision automatisée, y compris de profilage.

Droit à la rectification : L’utilisateur Vous peut demander que ses données personnelles soient mises à jour selon les cas, rectifiées, complétées si elles sont inexactes, incomplètes, équivoques, périmées.
Droit à l’effacement : l’utilisateur peut demander l’effacement de ses données personnelles dans les cas prévus par la législation et la réglementation. Il ne s’agit pas d’un droit général et il ne sera applicable que si un motif prévu par la réglementation est présent
Droit à la limitation des traitements de données : l’utilisateur a le droit de demander la limitation du traitement de ses données dans les cas prévus pat la réglementation.
Droit d’opposition : l’utilisateur se réserve le droit de s’opposer à tout moment à un traitement à caractère personnel, sauf si le CI ORTF a des motifs légitimes pour maintenir le traitement.
Droit à la portabilité : l’utilisateur dispose du droit de la portabilité des données personnelles (il s’agit des traitements automatisés)

Droit de retrait de consentement : lorsque le CI ORTF met un traitement fondé sur le consentement de l’utilisateur, ce dernier peut le retirer à n’importe quel moment.
Droit d’introduire un recours : Tout utilisateur a le droit d’introduire une réclamation auprès de la CNIL.

La CNIL peut être jointe de plusieurs manières :

Par téléphone : 01 53 73 22 22, tous les jours de 9h30 à 17 heures.

En ligne : les particuliers, comme les professionnels ont la possibilité d'adresser une plainte, sur le site de la CNIL.

Par courrier, à l'adresse suivante : Commission nationale de l'informatique et des libertés, 3 Place de Fontenoy, TSA 80715, 75334 PARIS CEDEX 07

Droit Post-Mortem : L’utilisateur a le droit de définir les directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de ses données personnelles après son décès.

13.Modalités d’exercice de Droits

Tous les droits listés ci-avant peuvent être exercés à l’adresse électronique suivante dpo@ciortf.com ou par courrier postal à l’adresse suivante :

Immeuble Magnetik; 9 boulevard Romain Rolland - CS 70066 - 75685 PARIS CEDEX 14 - France, en justifiant de votre identité par tous moyens.

14.OBLIGATION DE NOTIFICATION

En cas d’incident faisant l’objet d’une violation : Perte de disponibilité, de confidentialité ou d’intégrité des données de manière illicite ou accidentelle, et si l’incident constitue un risque au regard de la vie privées des usagers. Le CI ORTF doit le notifier à la CNIL au plus tard dans les 72h, il doit aussi notifier les personnes concernées si l’incident constitue un risque élevé pour les vies privée des usagers.

15.Mise à jour du document

La politique de la protection des données personnelles peut faire l’objet d’une mise à jour, Vous pouvez la consulter directement sur le site internet www.ciortf.com.